Dokumentenmanagement System bringt Ihnen Ordnung ins Chaos
  • FolderSync Sichere Ordnung
  • Online Archive Sicheres und effizientes Arbeiten
  • Sicherheit Ihrer Dokumente Garantiert
  • DOCBOX® Flexibel und personalisierbar
  • OCR-Software Direkt und schnell
  • Suchmaschine für Ihre Dokumente Schnell und Effizient
  • Module Flexibel und personalisierbar
  • GoBD Rechtliche Sicherheit

Effizienz durch das Dokumentenmanagement System: 

Jedes Unternehmen kennt und hasst es, große Berge an Papier, nervige Suche nach dem richtigen Dokument oder stundenlange Sortierarbeit. Hierfür soll das Dokument Management System DocBox® ein Ende schaffen. Mit dem Dokument Management System kann Zeit und nervenaufreibende Arbeit schnell, einfach und effizient gelöst werden. Das elektronische Dokumentent Management sorgt Abhilfe im Dokumentenchaos und ermöglicht einen digitalen Zugriff auf unternehmensrelevante Dokumente, Emails, Dateien und Datensätze. 

Die DOCBOX sorgt für Abhilfe für alle Unternehmen, welche damit zu kämpfen haben alle Ihre Dokumente und Dateien sorgfältig und leicht zu organisieren. Mit DOCBOX verschwinden alle Unannehmlichkeiten, welche bei der Archivierung und Bearbeitung von Dokumenten und Daten im Analogen entstehen. 

Jede Art der Suche und Sortierung wird je nach Bedarf automatisch oder manuell vereinfacht und durchgeführt. Bei Fragen oder bei Auftritt von Komplikationen werden Sie natürlich von unseren qualifizierten Mitarbeitern beraten. 

Das Dokument Management DOCBOX garantiert, dass alle Dateien und Dokumente sicher, unverändert, ordnungsgemäß, vollständig und verlustfrei gespeichert und archiviert werden. Zudem ist der Zugriff auf alle Datensätze jederzeit mobil, im Büro oder von zu Hause aus möglich. 


FolderSync: 

stellt sicher, dass Dateien, welche sich in verschiedenen Ordnern befinden, miteinander synchronisiert und in der DOCBOX unter 1 Ordner gespeichert und zusammengefasst werden. Dies verhindert lästiges Suchen nach einzelnen Datensätzen und sorgt für einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Dateien. Zudem kann man einzelnen Personen die Berechtigung für den Zugriff und Bearbeitung der jeweiligen Dateien erteilen, welche dann immer aktualisiert werden. 


Online Archive: 

DOCBOX ermöglicht es Käufern Datensätze, Dokumente, Emails etc. welche nicht mehr für die alltägliche Arbeit verwendet werden, jedoch aufgehoben werden müssen, einfach zu speichern und zu sichern. 


Attribute/Attributsuche: 

Mit DOCBOX ist es möglich allen Dateien ein bestimmtes Attribut (Name, Zahl, Bezeichnung etc.) zu zuweisen. Hiermit kann man gesuchte Dateien leicht und schnell je nach Ihrem Attribut sortieren und wiederfinden. Somit ergibt sich ein einheitlicher Onlinekatalog, indem frustfrei Dokumente gefunden werden können. 


Dokumentensicherheit: 

Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der sichere Umgang und Verarbeitung der Dokumente bei DOCBOX, in der europäischen Union gewehrleistet. Es ist zudem möglich durch die Protokollfunktionen jeden einzelnen Vorgang, welcher innerhalb der DOCBOX ausgeführt wurde, nachzuvollziehen. Dies stellt sicher, dass Missbrauch oder Verletzung der DSGVO sofort wiederverfolgt werden kann. DOCBOX garantiert eine vollzählige und lückenlose Erfassung aller getätigten Eingriffe, innerhalb des Systems. Durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), sind wir verpflichtet alle Datensätze, rechtlich relevante Dokumente etc. so zu sichern, dass Sie von Dritten bzw. Unbefugten nicht verändert, gelöscht oder verfälscht werden können.

Zusatzmodule der DOCBOX®

Mit dem Stempel-Modul können Sie digitale Archivdokumente in DOCBOX® stempeln, so wie Sie es bereits mit normalen Papierdokumenten kennen. Im Gegensatz zur bisherigen Vorgehensweise können Sie mit diesem Modul jedoch Ihre eigenen elektronischen Stempel erstellen. Zudem ist es möglich je nach Bedarf das Datum oder den Benutzer der den Stempel genutzt hat, anzuzeigen.

Mit dem Modus Notizen sind Sie in der Lage, Anmerkungen an Ihre Dokumente hinzuzufügen und diese frei zu platzieren. Dies ist besonders praktisch, da somit relevante Zusatzinformationen für ein bestimmtes Dokument, einfach und sicher mitgespeichert werden kann. Neue Notizen können dabei je nach Bedarf erneuert, ergänzt oder auch wieder entfernt werden, ohne dabei das Originaldokument zu verändern.

Mit diesem Modul ist es Ihnen möglich für die Dokumente, welche in der DOCBOX® gespeichert sind, Wiedervorlagen zu erstellen. Hiermit wird der Workflow in Ihrem Unternehmen massiv unterstützt und es wird dafür gesorgt, dass Sie nie wieder wichtige Aufgaben über Ihre Dokumente vergessen. Wiedervorlagen sind ein essentieller Bestandteil einer sicheren und effizienten Planung, da somit wichtige Termine eingehalten werden. DOCBOX® ist dafür die perfekte Unterstützung.

Mit der mobilen Version von DOCBOX® ist es möglich alle digital archivierten Dokumente jederzeit und ortsunabhängig abzurufen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nun im Home-Office sind oder auf einer Geschäftsreise, mit der App sind alle Ihre Daten bei Ihnen und jederzeit abrufbar. Wir garantieren dabei den Zugriff auf das Archiv und die damit verbundenen Geschäftsprozesse. Der mobile Client ermöglicht es, Dokumente zu begutachten, wenn nötig mit der Volltextsuche zu finden und sogar per Mail weiter zu leiten.

Das Portable-Modul von DOCBOX® gibt Ihnen die Freiheit, auf Ihr Archiv auch ohne Internetverbindung jederzeit zugreifen zu können. Dabei spielt es keine Rolle auf was für einem Datenträger Ihre Daten gespeichert werden. Für einen reibungslosen Zugang sorgt hierfür unsere einfach zu bedienende Client-Software, mit welchem Sie entspannt im Offline-Archiv recherchieren können.

Die Direktdrucker Funktion erlaubt es Ihnen die vollautomatische und revisionssichere Archivierung von druckbaren Dokumenten wie z.B. Ausgangsbelegen aus Ihrem ERP-System. Der Direktdrucker bietet Ihnen eine unbegrenzte Anzahl an virtuellen Druckern anzulegen, um somit ohne den Umweg eines Postfachs, Dokumente aus der DOCBOX® zu drucken.

Über das DOCBOX® DATEV Export Modul können alle Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege und weitere steuerrelevanten Unterlagen, welche in der DOCBOX® archiviert sind, direkt an Ihren Steuerberater/ Steuerkanzlei oder auch das DATEV Rechenzentrum weitergeleitet werden. Somit profitieren Sie und Ihr Steuerberater von einer schnellen und einfachen Übermittlung Ihrer Dokumente und es ist zudem möglich das notwendige Auswertungen tagesaktuell erstellt und im Blick behalten werden können.

Unser AutoArchive Modul ist perfekt für Unternehmen geeignet, bei welchem große Mengen an Dokumenten anfallen. Es können gezielt ausgewählte Ordner automatisch überwacht und alle darin befindlichen bzw. noch ankommenden Daten sicher archiviert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist die Kompatibilität mit sich im Ihrem Unternehmen, im Einsatz befindlichen ERP-Programmen.

EasyConnect bewirkt, dass das DOCBOX® Archiv ohne lästige Programmierarbeit, fremde Anwendungen in Ihr Archiv integriert. Dies ermöglicht viele verschiedene Vorteile, da somit archivierte Dokumente, wie z.B. Belege oder ganze Akten, in der Fremdanwendung markiert werden können und als Suchbegriff in der DOCBOX® verwendet werden.

Unser E-Mail Management System ermöglicht es Ihnen, in der DOCBOX® anfallende E-Mails dauerhaft und sicher zu speichern. Dabei können Sie selber entscheiden, welche Mails archiviert werden und welche nicht. Dies kann direkt durch Ihre Hand oder auch serverbasiert anhand von Ihnen festgelegten Regeln geschehen. Alle gespeicherten E-Mails können durch eine Recherche in der DOCBOX® gefunden werden. Unsere Software sortiert alle E-Mails in eine Aktenstruktur ein, was dafür sorgt, dass Sie einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Ihren Kunden, Partnern oder Lieferanten haben.

Deswegen DOCBOX als Ihr Dokument Management System: 

Mit DOCBOX verschwinden alle Unannehmlichkeiten, welche bei der Archivierung und Bearbeitung von Dokumenten und Daten im Analogen entstehen. Jede Art der Suche und Sortierung wird je nach Bedarf automatisch oder manuell vereinfacht und durchgeführt. Bei Fragen oder bei Auftritt von Komplikationen werden Sie natürlich von unseren qualifizierten Mitarbeitern oder Fachhandelspartnern beantwortet. Durch das integrierte OCR-Software wird direkt beim Archivieren, jedes Dokument gelesen und indiziert. Dies sorgt dafür, dass DOCBOX wie eine Suchmaschine agieren kann, d.h. es kann nach einzelnen Begriffen oder Zeichen schnell gesucht und gefunden werden. 

DOCBOX garantiert, dass alle Dateien und Dokumente sicher, unverändert, ordnungsgemäß, vollständig und verlustfrei gespeichert und archiviert werden. Zudem ist der Zugriff auf alle Datensätze jederzeit mobil, im Büro oder von zu Hause aus möglich. Eine leichte und schnelle Installation und Handhabung sorgt für eine frühestmögliche Effizienz und nach einer kurzen Einweisung ist jeder in der Lage das Programm innerhalb ihres Unternehmens zu nutzen.

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